ВСТУП

Однією з основних частин спеціального діловодства є кадрова документація. Ведеться вона за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо)

Достовірне історичне письмове джерело.

Матеріальний об’єкт в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формулою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.